- 最近、ひとを管理する立場になって忙しい人
- なんか自分の時間がないように感じている人
- 残業しないと自分の作業ができない人 などなど
管理する立場になって、気合が入ってやる気が十分！
反面、部下や上司によくしたいと思って動くと
「自分の作業する時間が作れない！」
なんてこと起こりますよね。
わたしが実践していた時間の作り方をご紹介し、
1時間でも自分の時間を作ったり自分を管理できたら良いと考えています。
さあ、一緒にやりましょう！
【結論】自分のスケジュールを管理して実行する
本当にこれだけでグッと変わります。
受信メール・相談・電話、、、くるもの全部に反応してたら
いつまでも時間が作れないですね。
では、具体的な方法を次に解説します。
【使うもの】Outlookのスケジュール機能使う
会社に勤めている方であれば恐らくOutlookは利用していると思います。
（個人やプライベート利用ではGoogleスケジュールとかで全然ＯＫです！）
なので、今回はOutlookのスケジュール機能を使った方法で説明しますね！
もちろん紙に書いたり、PCの機能にあるメモ帳でも良いです。
なによりも大事なのは、、、
「自分を管理することに慣れること」です！
【実施方法】やることはたった3つだけ！
目標は5～10分で終わらすこと。
ここに時間を掛けないようにしましょう。
慣れたら、リストの優先順位やまとめてできるものはないか、
考えてスケジュールを組んでみましょう。
【STEP1】今日何をやるか考える
ざっと例を出すと下記です。5分くらいでさっと考えたり、前日に考えて1日を終えても良いですね！
・お客様との約束があった、確認したいことがあったな
・部下のあのことが気になるから時間取って話したいな
・納期が迫っているものがあったな
・あれもしたい、これもしたい などなど
むやみやたらに仕事を開始するより、何をするか考えることがポイントです。
【STEP2】やることリストを作る
例えばですが、こんな感じで”ささっ”と書いてしまいます。
・〇〇様への電話
・勤怠管理の整理
・〇〇さんと〇〇さんの面談
・10時～11時の定例会議
・〇〇の資料作成
・〇日期限の回答を提出
・上司に報告する〇〇様の件
・〇さんから相談のあった内容調査と回答
・概算見積書たたき台作成
・16時～17時の研修
【STEP3】Outlookでスケジュールを組む
作ったリストをOutlookのスケジュールに、
15分単位ないし30分単位でスケジュールを組みましょう。
■イメージ図：Outlookのスケジュール投入後（今回は30分単位で投入です）
急な電話やトラブルで思った通りに進まない日があると思いますが、
そこは気にせず、べつの時間や日にちにずらしましょう！だれにも文句はいわれません。
（あっ！納期だけは守らないとダメですよ！）
【最後に】続けるポイント
どうでしょうか？1時間の時間作れましたか？
じつは・・・自分を管理してスケジュールしただけで時間は「あなた」のものです！
しっかり実行すると、各スケジュールごとけっこう早く終わって時間があまったりします。
なので余った時間は「自分の時間」好きに使いましょう！
思い切って何もせず、お願いされたらすぐに動けるようにしておくのもいいです。
そうすると、上司や部下の突然の質問にも、笑顔で答えられるようになります！
職場でも暇になることを目指す。良いですね「暇」って！
そんな時に参考にした本を紹介しておきます。
「ケビン・クルーズ著 1440分の使い方」
時間を具体的に活用する「ワザ」を学べるのでおすすめです。
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1440分の使い方 成功者たちの時間管理15の秘訣／ケビン・クルーズ／木村千里【1000円以上送料無料】 価格:1,650円 |
追伸：悩んで思考がとまったとき
次どう進めたらよいだろう。
あんなこと言われたけどどうしたらいいかわからない など
思考が停止したり、グルグル考えが回ったときは、
迷わず上司や同僚に悩みを打ち合けましょう。
案外すぐに解決したり、こたえが見つかったりします。
では、時間に余裕ができるワークライフを！
また一緒にやりましょう！
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